Mehr Zeit für dein Geschäftdurch Automatisierung

Wir automatisieren die Verwaltungsarbeit von Betrieben rund um Haus und Hof – Posteingang, Telefon, Angebote und Dokumentation – individuell für deinen Betrieb statt von der Stange.

Was bringt Automatisierung für deinen Betrieb?

  • Dein E-Mail-Eingang sortiert sich selbst – Anliegen werden erkannt, kategorisiert und der richtigen Person zugewiesen.

  • Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, während du draußen bist – und dokumentiert jedes Anliegen als Vorgang.

  • Angebote & Rechnungen entstehen als Entwurf von selbst – du prüfst nur noch, statt abends am Schreibtisch zu sitzen.

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Wir melden uns bei dir i. d. R. innerhalb von 2–3 Werktagen bzgl. deines Anliegens.

Dein Büro auf Autopilot

Wir automatisieren deine wiederkehrenden Prozesse – vom Posteingang über die Telefonie bis zu Angeboten und Rechnungen

Wir setzen auf deiner bestehenden Software auf und automatisieren die Vorgänge, die dich und dein Team jeden Tag Stunden kosten – Kundenanfragen, Angebote, Terminkoordination und die komplette Dokumentation.

  • Individuell statt von der Stange: Wir automatisieren die Prozesse, die bei dir wirklich Zeit kosten – nicht die, die ein Standardprodukt zufällig abdeckt.
  • Keine 30 Tools, die nicht miteinander sprechen: ein Ökosystem, eine Datenbank – alles greift ineinander.
  • Kein Systemwechsel: Deine bestehende Software bleibt – wir automatisieren drumherum.
Platzhalter: Dashboard mit Vorgangsübersicht und Auswertungen
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Entlaste dein Team von Routineaufgaben

Platzhalter: Mitarbeiterin im Büro eines Betriebs

Kennst du das? Dein Team ist den ganzen Tag draußen bei den Objekten und Kunden – und abends um 21 Uhr sitzt der Chef noch am Schreibtisch, beantwortet E-Mails und schreibt sonntags die Angebote und Rechnungen.

Das Problem liegt in den Prozessen, nicht in der Anzahl der Mitarbeiter. In den meisten Betrieben läuft jede Anfrage und jede Reklamation über Köpfe statt über ein System.

Der Fachkräftemangel macht es nicht leichter: Erfahrene Leute sind teuer und schwer zu finden. Eine der wirksamsten Möglichkeiten, trotzdem zu wachsen, sind automatisierte Abläufe, die die Routine übernehmen. Wenn Posteingang, Telefonie und Dokumentation von selbst laufen, bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.

Dein Betrieb ohne Automatisierung

  • Posteingang quillt über
  • Anrufe gehen verloren, während du draußen bist
  • Kunden warten tagelang auf Antworten
  • Angebote & Rechnungen fressen den Feierabend
  • Wissen steckt in Köpfen statt im System
  • Keine Zeit fürs eigentliche Geschäft

Dein Betrieb mit Automatisierung

  • Posteingang sortiert & priorisiert sich selbst
  • Jeder Anruf wird angenommen & dokumentiert
  • Kunden erhalten Antworten in Minuten
  • Angebote & Rechnungen entstehen als Entwurf von selbst
  • Jeder Vorgang ist für alle nachvollziehbar
  • Dein Team konzentriert sich aufs Geschäft

Kommt dir bekannt vor? Du hast schon wieder eine Software gekauft, die nur 90 % deiner Prozesse abdeckt – und die restlichen 10 % kosten dich trotzdem jeden Tag Stunden. Genau dort setzen wir an: Wir automatisieren, was deine Software nicht abbildet – individuell für deinen Betrieb. Fordere jetzt deine kostenlose Prozessanalyse an, um zu erfahren, welche Abläufe sich bei dir automatisieren lassen.

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Wir kommen, um zu bleiben – als strategischer Partner, nicht als das nächste Tool.

Was wir automatisieren

Drei Beispiele, wie Automatisierung in Betrieben rund um Haus und Hof aussieht – vom selbst sortierenden Posteingang über den Telefonassistenten bis zum Angebot, das sich von selbst vorbereitet.

Beispiel Hausverwaltung: Der Posteingang sortiert sich selbst

Täglich landen Schadensmeldungen, Rechnungen und Eigentümerfragen im selben Postfach – und jemand muss alles lesen, zuordnen und verteilen.

Mit einem Posteingangs-Assistenten wird jedes Anliegen erkannt, dem richtigen Objekt und der zuständigen Person zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen. Dein Team prüft nur noch und sendet.

Klingt nach deinem Postfach? Sprich mit uns.

Beispiel Handwerk & Gartenbau: Angebote schreiben sich vor

Dein Team ist den ganzen Tag draußen – und abends warten die Anfragen im Postfach. Angebote und Rechnungen entstehen am Wochenende, weil unter der Woche keine Zeit dafür ist.

Stattdessen liest eine Automatisierung jede Anfrage, erkennt das Projekt und bereitet auf Basis deiner Leistungen und Preise einen Angebotsentwurf vor. Du schaust drüber, passt an – und raus damit.

So etwas fehlt dir? Sprich mit uns.

Beispiel Telefon: Kein Anruf geht mehr verloren

Wer draußen arbeitet, kann nicht ans Telefon. Anrufe landen auf der Mailbox, Rückrufe werden vergessen – und der Kunde ruft beim nächsten Betrieb an.

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf entgegen, erfasst das Anliegen strukturiert und legt es als Vorgang ab. Dein Team sieht danach auf einen Blick, wer angerufen hat, worum es geht und was zu tun ist.

Genau dein Problem? Sprich mit uns.

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Wir schauen gemeinsam, welche deiner Prozesse sich automatisieren lassen.

Wir verwandeln Anfragen in gelöste Vorgänge

Platzhalter: Tagesgeschäft in einem Betrieb rund um Haus und Hof

3 Gründe, wieso dein Betrieb im Tagesgeschäft feststeckt

  • Dein Posteingang ist unstrukturiert: Anfragen, Rechnungen und Reklamationen landen im selben Ordner – niemand weiß, was wirklich dringend ist.

  • Anrufe gehen verloren und nichts ist dokumentiert: Wer gerade draußen beim Kunden ist, verpasst den Anruf. Und was am Telefon besprochen wurde, steht in keinem System – es muss später mühsam rekonstruiert werden.

  • Das Wissen steckt in Köpfen statt im System: Fällt ein Mitarbeiter aus, weiß niemand mehr, welche Vorgänge offen sind. Kunden fragen zum dritten Mal nach – und bekommen jedes Mal eine andere Antwort von einem anderen Mitarbeiter.

Das Ergebnis: Deine Kunden warten tagelang auf Antworten, dein Team arbeitet nur noch Rückstände ab und neue Aufträge musst du ablehnen, weil schlicht keine Kapazität mehr da ist.

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Mehr Effizienz durch Automatisierung

Wir automatisieren, was dein Team jeden Tag Stunden kostet – vom Posteingang bis zur Rechnung.

Überleg mal: Wie viel Zeit kostet dich ein einziger Vorgang?

1. Ein Anliegen erreicht dich – per E-Mail oder Telefon, an jedem Tag und zu jeder Uhrzeit, auch nach Feierabend.

2. Die Automatisierung erkennt das Anliegen, kategorisiert es und legt den Vorgang mit allen wichtigen Daten an.

3. Dein Team prüft, bestätigt mit einem Klick – und die Antwort geht raus.

Wenn dein Posteingang sich selbst sortiert und jeder Anruf sauber dokumentiert wird, gewinnt dein Team jeden Tag Stunden zurück. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Nachfragen, denn deine Kunden sind längst informiert und müssen nicht mehr zum dritten Mal nachfassen.

Melde dich jetzt für eine kostenlose Prozessanalyse mit einem unserer Automatisierungs-Experten, um zu erfahren, welche Abläufe in deinem Betrieb sich zuerst automatisieren lassen und wie viel Zeit du dadurch zurückgewinnst.

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Wer hinter dem Projekt steht

Zwei Gründer, ein Anspruch: Technik, die dir Arbeit abnimmt – und eine Zusammenarbeit, die bleibt

Wir sind ein Gründerteam aus Köln: ein erfahrener Software-Entwickler und CTO, der seit Jahren Startups und Konzerne bei Digitalprojekten begleitet, und ein Berater mit über zehn Jahren Praxiserfahrung, der weiß, wie Arbeitsalltag abseits des Schreibtischs aussieht.

Wir bauen bewusst individuell statt von der Stange – deshalb nehmen wir nur wenige Betriebe gleichzeitig an und betreuen diese dafür laufend. Unser Anspruch: wiederkehrende Aufgaben aus deinem Tagesgeschäft nehmen und deinem Team Zeit für die Kunden zurückgeben.

Hier erfährst du mehr über uns beide.

Platzhalter: Die beiden Gründer bei der Arbeit
Platzhalter: Stefan Gimborn, Mitgründer

Über Stefan Gimborn

Stefan ist erfahrener Entwickler, CTO und Innovationspartner. Er hat zahlreiche Startups auf dem Weg von der Idee zur Lösung begleitet – ebenso wie Konzerne, die frische Geschwindigkeit in ihre Digitalprojekte bringen wollten.

Seine Wurzeln liegen in einer renommierten Kölner App-Agentur. Von dort aus hat er sich über die Jahre ein europäisches Netzwerk und einen Ruf als pragmatischer Macher erarbeitet: hands-on, empathisch, technisch exzellent.

Heute baut er nicht nur Software, sondern auch Teams und Vertrauen – mit einem klaren Blick für Geschäftsmodelle, einer Liebe für neue Technologien und dem Anspruch, mehr zu liefern als nur funktionierenden Code.

Platzhalter: Lukas Steffen, Mitgründer

Über Lukas Steffen

Lukas bringt über zehn Jahre Erfahrung aus der sozialen Arbeit mit. Er kennt den Alltag von Einrichtungen und Betrieben, in denen Dokumentation und Verwaltung neben dem eigentlichen Geschäft herlaufen – und weiß aus eigener Erfahrung, wie viel Zeit dabei verloren geht.

Seit Jahren beschäftigt er sich intensiv damit, wie künstliche Intelligenz Fachkräfte sinnvoll unterstützen kann – so, dass sie Arbeit abnimmt, statt neue Komplexität zu schaffen.

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Wie läuft eine Zusammenarbeit ab?

Welche Vorteile hat eine Zusammenarbeit mit uns für deinen Betrieb konkret?

In unserem 5-Schritte-Prozess analysieren wir deine Abläufe, bauen die passende Automatisierung und begleiten dich laufend weiter – bis sie im Tagesgeschäft deines Betriebs wirklich trägt. Und darüber hinaus.

1. Wir analysieren deine Prozesse und ermitteln dein Automatisierungs-Potenzial.

2. Wir bauen die Automatisierung und binden sie an deine bestehende Software an.

3. Die Automatisierung lernt deine Kunden, Objekte und Abläufe kennen.

4. Die Automatisierung geht live – dein Team behält jederzeit die volle Kontrolle.

5. Wir optimieren laufend weiter und betreuen dich persönlich.

Unsere Bausteine

Sechs Bausteine, aus denen wir deine individuelle Automatisierung zusammensetzen – gebaut wird, was bei dir wirklich Zeit kostet.

Platzhalter: Posteingangs-Assistent

Der Posteingangs-Assistent liest jede eingehende E-Mail, erkennt das Anliegen und ordnet es dem richtigen Kunden, Objekt oder Auftrag und der zuständigen Person zu. Anfragen, Rechnungen, Reklamationen und Behördenpost werden getrennt, priorisiert und mit allen Informationen versehen, die dein Team für die Bearbeitung braucht. Anhänge werden erkannt, benannt und direkt am Vorgang abgelegt, sodass niemand mehr in alten Postfächern sucht.

Zu jedem Anliegen schlägt der Assistent einen Antwortentwurf vor, der auf deinen Formulierungen und dem bisherigen Verlauf basiert. Dein Team prüft, passt bei Bedarf an und sendet – statt jede Mail von Hand zu beantworten.

Platzhalter: KI-Telefonassistent

Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen – auch abends, am Wochenende und wenn dein Team gerade draußen beim Kunden ist. Er führt strukturiert durch das Gespräch, bis alle Angaben vorliegen: Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es, wie ist die Person erreichbar. Notfälle werden erkannt und direkt an dich oder deine Rufbereitschaft eskaliert.

Nach dem Gespräch erhält dein Team eine Zusammenfassung mit Kategorie und Dringlichkeit. Kein Anruf geht mehr verloren, keine Notiz fehlt – und die Rückrufliste löst sich auf.

Platzhalter: Vorgangs- & Kundenübersicht

Eine zentrale Übersicht hält Kunden, Objekte, Aufträge und Vorgänge in einem System zusammen – ohne dass jemand Daten doppelt pflegen muss. Jede E-Mail, jedes Telefonat und jedes Dokument hängt automatisch am richtigen Vorgang, sodass du auf einen Blick siehst, was offen ist, wer zuständig ist und wann zuletzt etwas passiert ist. Fristen und Wiedervorlagen laufen im Hintergrund mit und melden sich, bevor etwas liegen bleibt. Deine bestehende Software bleibt dabei führend – wir binden an, statt zu ersetzen.

Fällt ein Kollege aus, übernimmt jemand anderes in Minuten – der komplette Verlauf ist dokumentiert und nachlesbar. Das Wissen steckt im System statt in Köpfen.

Platzhalter: Kundenportal

Über ein Kundenportal erledigen deine Kunden selbst, was heute noch Anrufe und E-Mails auslöst: Dokumente einsehen, den Status einer Anfrage prüfen, Termine abstimmen und Kontaktdaten aktualisieren. Alles ist an dieselben Vorgänge angebunden, mit denen dein Team arbeitet, sodass es keine zweite Wahrheit gibt. Das Portal läuft im Browser und auf dem Smartphone, ohne Installation.

So verschwinden Standardanfragen aus dem Posteingang – und deine Kunden bekommen Antworten sofort statt nach drei Tagen. Wer das Portal nicht nutzen will, ruft weiterhin an; beides landet im gleichen Vorgang.

Platzhalter: Angebots- & Dokumenten-Automation

Die Angebots- und Dokumenten-Automation erzeugt Angebote, Rechnungen, Serienbriefe und Auftragsbestätigungen aus den Daten, die im System schon vorhanden sind. Kommt eine Anfrage rein, liegt der passende Angebotsentwurf auf Basis deiner Leistungen und Preise schon bereit – du prüfst, passt an und schickst raus. Vorlagen liegen zentral, und jedes erzeugte Dokument wird am Vorgang abgelegt.

Das bedeutet: keine Copy-Paste-Runden mehr, kein Versionswirrwarr in Ordnerstrukturen – und keine Sonntagabende mehr am Schreibtisch, weil unter der Woche keine Zeit für Angebote war.

Platzhalter: Dein individueller Prozess

Der wichtigste Baustein ist keiner von der Stange: Jeder Betrieb hat Abläufe, die kein fertiges Produkt abdeckt – genau die 10 %, die deine bisherige Software nicht kann. Ob Belegverarbeitung, Dienstplanung, Zählerstände oder ein Ablauf, den es nur bei dir gibt: Wir schauen ihn uns an und bauen die Automatisierung, die dazu passt.

Weil alles auf demselben Fundament aufsetzt, harmonieren die Bausteine miteinander, statt als getrennte Tools nebeneinanderher zu laufen. Und wenn sich dein Betrieb verändert, verändern wir die Automatisierung mit – das ist der Kern unserer laufenden Zusammenarbeit.

Tritt mit uns in Kontakt

Wie kannst du eine Zusammenarbeit anfragen? Weil wir individuell bauen und laufend betreuen, nehmen wir bewusst nur wenige Betriebe gleichzeitig an. So läuft der Weg zu einer Zusammenarbeit:

  1. 1. Anfrage

    Im ersten Schritt füllst du ein kurzes Formular aus, damit wir uns bestmöglich auf das Gespräch vorbereiten können.

  2. 2. Prozessanalyse

    Im zweiten Schritt finden wir gemeinsam heraus, welche Prozesse bei dir das größte Potenzial haben.

  3. 3. Strategie

    Im dritten Schritt besprechen wir, wie wir die Automatisierung ideal in deine Abläufe integrieren.

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Kontakt & Ansprechpartner

Stefan Gimborn und Lukas Steffen sind deine Ansprechpartner für Kontaktanfragen und neue Automatisierungs-Projekte.

Als Gründer betreuen wir jede Anfrage persönlich – von der ersten Prozessanalyse bis zur laufenden Zusammenarbeit.

Nutze für deine Anfrage einfach den Button – wir melden uns persönlich bei dir.

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Platzhalter: Stefan Gimborn und Lukas Steffen, Gründer

Stefan Gimborn & Lukas Steffen, Gründer

Unser Standort
in Köln.

Du findest uns im Kölner Mediapark – zentral und gut erreichbar.

Von hier aus arbeiten wir daran, Betriebe rund um Haus und Hof von Routineaufgaben zu befreien – mit Automatisierung, die zu ihren Abläufen passt.

  • Im Mediapark 5, 50670 Köln
Kartenausschnitt mit unseren Standorten

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du die Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserer Arbeit – kurz und ohne Fachchinesisch.

Für wen lohnt sich Automatisierung?

Für Betriebe rund um Haus und Hof, die wiederkehrende Büroarbeit bearbeiten – Hausverwaltungen und Vermieter genauso wie Hausmeisterservices, Garten- und Landschaftsbau oder Höfe. Je mehr E-Mails, Anrufe und Papierkram bei dir anfallen, desto größer ist der Hebel.

Muss ich meine bestehende Software wechseln?

Nein – genau da setzen wir an. Deine Software deckt vielleicht 90 % deiner Prozesse ab; wir automatisieren die fehlenden 10 % und binden an, statt zu ersetzen. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit?

Als laufende Partnerschaft statt als einmaliges Projekt: Wir automatisieren die ersten Prozesse, betreuen sie weiter und schauen regelmäßig gemeinsam, was sich als Nächstes automatisieren lässt. Die Weiterentwicklung ist Teil der Zusammenarbeit – ohne dass für jede Idee eine neue Projektrechnung kommt.

Was passiert, wenn irgendwann alles automatisiert ist?

Dann sagen wir dir das offen – und schlagen dir vor, die Zusammenarbeit zu verkleinern oder zu pausieren. Wir verdienen an einer langfristigen Partnerschaft, nicht an Abhängigkeit.

Ist die Prozessanalyse wirklich kostenlos?

Ja, die Prozessanalyse ist komplett kostenlos und unverbindlich. Viele Betriebe können sich zunächst nicht vorstellen, welche ihrer Abläufe sich überhaupt automatisieren lassen. Genau das klären wir vorab gemeinsam – ohne jede Verpflichtung.

Habt ihr Referenzen?

Wir sind ein junges Unternehmen und starten aktuell mit den ersten Projekten. Sobald es Ergebnisse gibt, findest du sie hier auf der Seite – bis dahin überzeugen wir dich lieber im Gespräch als mit erfundenen Zahlen.

In unserer kostenfreien Prozessanalyse setzen wir uns eingehend mit deinem Betrieb und deinen Abläufen auseinander und analysieren, welche Vorgänge sich automatisieren lassen. Wenn das Potenzial da ist, zeigen wir dir eine konkrete Strategie, mit der dein Team messbar Zeit gewinnt – ohne zusätzliches Personal und ohne Softwarewechsel. Hier findest du Beispiele, was wir automatisieren.

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